Mengenang Dr. Istas Pratomo dan Perjuangan SIM Akademik PTNU

Oktober 2018, baru saja saya memulai langkah kaki di bumi Bung Karno. Baru beberapa kali punya pengalaman menarik mengajar mahasiswa. Tugas berat itu datang. Saya dipanggil ke ruang Rektor. "Pak Fauzan, UNU Blitar ini baru berdiri 2 tahun. Era sekarang, pengembangan kampus harus berbanding lurus dengan pengembangan IT-nya. Kami pasrahkan ke njenengan untuk mengelola apapun yang berkaitan dengan perkembangan IT kampus."

Saya merenung sejenak. Rasanya tidak tega untuk menolak instruksi beliau. Tidak ada pilihan lain. SDM IT waktu itu sangat terbatas. Dengan segala keterbatasan itu, pengembangan IT kampus harus dimulai dan ditata. Pilihannya jelas, dimulai pelan-pelan atau tidak sama sekali.

Salah satu prioritas terpenting dari pengembangan teknologi informasi kampus adalah hadirnya sistem informasi manajemen akademik. Biasa dikenal dengan siakad atau sim akademik. Waktu itu, jangankan ada sim akademik, tampilan situs kampus saya pun macam blog pribadi dari template wordpress biasa. Padahal proses bisnis mahasiswa dari mereka tes masuk kampus, proses perkuliahan hingga wisuda haruslah terintegrasi di sim akademik. Hadirnya sistem ini menunjukkan manajemen akademik kampus yang teratur dan sistematis. Sebaliknya, ketidakhadiran sistem ini bakal mengacaukan dan memperlamban manajemen akademik kampus.

Pertanyaan tentang bagaimana mengembangan sim akademik kampus, ternyata tidak sesederhana implementasi di lapangan. Pilihan sulit itu datang. Ada perusahaan besar khusus sim akademik yang menawarkan kerjasamanya. Sim akademik tinggal pakai saja. Data akan dientrikan. Tidak perlu mikir server. Bahkan langsung terintegrasi Feeder PPDIKTI. Tentu sangat menarik bukan? Makin menarik sistem IT, makin ada harga yang harus dibayar. Kampus harus sewa sistemnya. Bisa bulanan atau langganan tahunan. Bagi kampus besar, harga segitu murah.  Bagi kampus kecil, tunggu dulu. Harus ada perhitungan cermat. Jangan sampai keuangan kampus terguncang hebat karena keputusan yang salah. Apalagi akan mengorbankan hak dosen dan mahasiswa.

"Pak Fauzan ini kan sarjana komputer, malah sampai magister. Kok ndak dibikin sendiri saja pak, sim akademiknya. Kan gampang to?" Saya tersenyum lebar. Ide luar biasa. Saya harus berlari ke rumah pak RT untuk menginformasikan ide luar biasa ini. Bahkan Seorang arsitek sekalipun tidak akan membangun rumahnya sendirian. Sim akademik ini bukan hanya seperti membangun rumah. Bahkan seperti membangun kampus dan manajemennya secara virtual. Sangat ruwet dan kompleks. Jika bisa dikerjakan satu programmer seorang, dia sudah ambyar duluan.  

Akhirnya, kegelisahan saya terjawab. Sama sekali tidak terbersit dibenak saya ada kampus NU sebaik ini. Tentu didalamnya ada kumpulan orang-orang berhati mulia. 18 Desember 2018, UNUSA mengundang pengelola IT dari puluhan perguruan tinggi NU se-Jatim. Bertajuk "Kopdar 1 Tim IT LPTNU Jatim". Di kopdar ini, saya bertemu kawan-kawan pengelola IT yang punya masalah serupa. Mayoritas belum memiliki sim akademik. Alasannya logis, minimnya SDM IT dan pendanaan terkait IT. Malah yang terparah, ada yang belum punya website kampus dengan domain resmi.

Saya pun diperkenalkan dengan sosok enerjik dan sangat mengayomi. Beliaulah yang memperkenalkan diri, Dr. Istas Pratomo. Wakil ketua LPTNU Jatim. Beliau dosen aktif di Teknik Elektro ITS. Bahkan staf pengajar di pasca sarjananya. Mengabdi pula di UNUSA sebagai Dekan Fakultas Teknik. Saya juga heran, bagaimana orang super sibuk seperti beliau bisa membagi waktunya.

Kenangan Kopdar I Tim IT PTNU di UNUSA bersama Pak Istas (berbaju putih berdiri di tengah)

Bak gayung bersambut, beliau menjelaskan alasan mengapa perlu kopdar IT seperti ini. Apa yang menjadi masalah bagi pengelola IT PTNU ternyata menjadi ganjalan tersendiri bagi beliau. Dari sekian list permasalahan IT. Salah satu masalah pelik dan urgen adalah sim akademik. Selama ini, seakan terjadi ketimpangan luar biasa antar PTNU. Kampus PTNU yang besar dengan pendanaan kuat pasti memiliki sistem IT yang baik dengan SDM yang mumpuni. Di lain sisi, PTNU kecil seakan dibiarkan merangkak sendirian dengan sistem IT apa adanya. Padahal kita masih disamakan dengan satu ikatan emosional yang kuat, "Perguruan Tinggi Nahdlatul Ulama". Semangat sekali beliau menjelaskan itu. 

Berbekal penjelasan Pak Istas tadi. Saya menduga-duga, solusi dari permasalahan ini adalah kerjasama membuat sim akademik khusus PTNU. Memanfaatkan jaringan SDM IT antar PTNU. Sistem akan dibuat dari nol. Atau mengembangkan sim akademik yang sudah ada macam sistem Langitan. 

Ternyata. Oh ternyata. Solusi yang ditawarkan Pak Istas mengejutkan. Out of the box. Saya tidak habis pikir. Beliau izin ke Rektor UNUSA, Prof. Jazidie untuk menduplikasi sim akademik UNUSA yang sudah mapan dan canggih itu ke PTNU yang membutuhkan. Tentu kami bersorak kegirangan. Ibaratnya, kami sengaja diundang untuk dikasih durian runtuh. Harta karun ratusan juta itu. Apalagi, sim akademik UNUSA sebenarnya bukan hanya murni sim akademik. Sistem ini berupa integrasi dari beberapa sim. Antara sim akademik dengan sim penerimaan mahasiswa baru, sim keuangan akademik, sim keuangan, sim kepegawaian, serta sim digital library. 

Keputusan ini sama saja mengeluarkan beliau sendiri dari zona nyaman ke zona perjuangan. Memperjuangankan sim akademik unusa. Didedikasikan untuk PTNU. Demi apa jika bukan untuk kesetaraan kualitas sistem informasi yang baik di PTNU. Prinsip beliau jelas, PTNU harus maju dan berkembang bersama. Beliau bahkan melewati perdebatan panjang di internal pengelola IT unusa sendiri sebelum keputusan itu difinalkan.

Secara teknis, duplikasi sim akademik ini tidak segampang copy-paste. Harus menyiapkan virtual private server (VPS) dengan cara menyewanya. VPS sangat penting untuk menampung front-end dan database-nya. Ini melibatkan iuran dari PTNU sendiri. Jika ditotal, harga sewanya bisa sampai puluhan juta. Berhubung patungan antar PTNU, biaya VPS menjadi sangat murah. Untuk ukuran kampus. Hanya 200 ribu tiap bulan. Ya, hanya 200 ribu per bulan untuk menikmati sistem ratusan juta itu. Belum lagi proses melatih SDM IT untuk mengelola sim akademik. Sangat melelahkan. Terutama bagi tim IT unusa sendiri. Mereka harus transfer of knowledge. Ini tidak mudah karena pemahaman SDM IT antar PTNU beraneka ragam. Terima kasih yang tak terhingga atas keikhlasan hati kawan-kawan IT unusa, Pak Munirul, Mas Rico, Mas Dayat dan kawan-kawan IT PTNU lainnya. Tanpa lelah mengajari pengelolaan sim akademik beserta troubleshooting-nya. 

Sim akademik yang telah diduplikasi telah siap digunakan. Masalah lain muncul. Bagaimana melatih SDM IT tiap kampus PTNU agar benar-benar siap untuk menjalankan sim akademik? Ternyata melatih SDM IT lebih berat dibanding proses duplikasi sistemnya. Maka hadirlah Pak Istas menginisiasi Kopdar 2 di IAI Sunan Giri Bojonegoro dan Kopdar 3 di Universitas Darul Umum Lamongan. Beliau hingga rela menyempatkan waktu disela-sela kesibukan untuk berdiskusi dan menjawab berbagai masalah sim akademik di WAG. Beliau juga berinisiatif untuk membentuk kepengurusan Asosiasi Relawan IT PTNU (artnu.lptnujatim.or.id). Beliau secara aklamasi diangkat sebagai ketua. Kehadiran asosiasi ini diharapkan memantapkan langkah SDM IT yang ada di PTNU untuk bergabung dibawah nanguan yang terorganisir dengan visi misi yang jelas. Tidak hanya menangani sim akademik, namun melebar ke masalah IT lain macam SISTER, FEEDER dan Google Suite. Proses panjang dan melelahkan itu masih berlangsung hingga kini.

Pada akhirnya, kopdar 3 itulah kesempatan terakhir saya berjumpa dengan beliau secara langsung. Sampailah berita duka itu ke saya pagi tadi. Saya terkejut dan sedih mendalam. Innalillahi wa inna lillahi rojiun.  Hari ini telah wafat sosok luar biasa yang sangat humanis. Beliau masih muda, cerdas, energik dan murah senyum. Sosok yang rela melepaskan benih keegoisan dan zona zaman. Demi kemaslahatan bersama yang berat dan penuh lika-liku perjuangan. Jika hari ini banyak mahasiswa UNU blitar dan kampus-kampus NU yang tersenyum lebar menikmati sim akademik. Yakinlah! ada butir-butir amal jariyah dari seorang Dr. Istas Pratomo. InsyaAllah, ada pahala yang mengalir atas lelahnya selama ini. Lelah yang jadi Lillah. Betapa indah perjuangan beliau bagi PTNU dan LPTNU Jatim.

Blitar, 28 Juni 2020
Abd. Charis Fauzan
UNU Blitar